ERP Go-Live Management – Der Endspurt eines Marathons

Der Go-Live eines ERP-Systems markiert den Höhepunkt eines langen Projekts. Ähnlich wie bei einem Marathon, bei dem der letzte Abschnitt besonders anstrengend ist, kommt es jetzt darauf an, die letzten Energiereserven noch einmal zu bündeln. Mit der richtigen Planung und Vorbereitung wird sichergestellt, dass alle Beteiligten diesen entscheidenden Schritt meistern und das neue System erfolgreich in Betrieb geht.

Ein durchdachtes Go-Live Management ist hierbei der Schlüssel. Es sorgt nicht nur dafür, dass die Vorbereitungen Früchte tragen, sondern auch, dass der Übergang ins neue System so reibungslos wie möglich abläuft.

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Testing – Die Grundlage für einen reibungslosen Betrieb

Ein entscheidender Faktor im Go-Live Management ist das Testing. Hier gilt: Es kann nie genug getestet werden. Die Testphase ist die Generalprobe, um sicherzustellen, dass das System stabil läuft, bevor es in den Live-Betrieb geht.

Zuerst stehen die Funktionstests an. Diese prüfen, ob jedes Modul des ERP-Systems wie geplant funktioniert. Natürlich schon weit vor der Go-Live-Termin in Sichtweite ist.

Danach folgen die Integrationstests. Hier wird überprüft, ob alle Teile des Systems gut zusammenspielen und ob die End-to-End-Prozesse korrekt abgebildet werden. Dies ist besonders wichtig, da das ERP-System als Ganzes die Geschäftsprozesse unterstützen muss. Ein Problem an einer Stelle kann Auswirkungen auf das gesamte Unternehmen haben. Integrationstests sind daher unerlässlich, um sicherzustellen, dass das System im echten Geschäftsumfeld reibungslos funktioniert.

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Schulung – Der Schlüssel zu Akzeptanz und Produktivität

Neben dem Testing ist die Schulung der Mitarbeitenden ein weiterer entscheidender Schritt im Go-Live Management. Selbst das beste System wird nur dann erfolgreich sein, wenn die Anwender wissen, wie sie es richtig nutzen. Eine gut durchdachte Schulung trägt dazu bei, dass sich alle sicher im Umgang mit dem neuen ERP-System fühlen.

In der Praxis hat sich der "Train-the-Trainer"-Ansatz etabliert. Schlüsselanwender werden intensiv geschult und dienen dann als Ansprechpartner für ihre Teams und schulen diese wiederum selbst. So wird das Wissen weitergegeben und die Last auf mehrere Schultern verteilt.

Dabei ist darauf zu achten, dass die Schulungen praxisnah sind. Die Mitarbeitenden sollten die Gelegenheit haben, typische Aufgaben im System zu üben, um sich im Echtbetrieb sicher zu fühlen. Je besser die Anwender vorbereitet sind, desto reibungsloser wird der Go-Live verlaufen.

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Cutover Management – Der geplante Übergang

Ein weiteres essenzielles Element des Go-Live Managements ist das Cutover Management - also der geregelte Übergang vom alten ins neue System. Hier wird festgelegt, wann die alten Systeme abgeschaltet werden und ab wann das neue ERP-System eigenständig laufen muss.

Der gesamte Ablauf wird in einem Go-Live-Drehbuch festgehalten. Dieses detaillierte Dokument beschreibt minutiös die Abfolge aller Schritte während des Go-Live. Wenn verschiedene Systeme gleichzeitig umgestellt werden, ist eine exakte Planung unverzichtbar, damit alle Beteiligten genau wissen, was zu tun ist – auch im Fall von unerwarteten Komplikationen.

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Kommunikation und Support – Erfolgreich begleitet

Ein weiterer Aspekt, der nicht vergessen werden darf, ist die Kommunikation mit den beteiligten Mitarbeitenden und Stakeholdern. Während der Einführung des neuen Systems ist es wichtig, dass alle regelmäßig über den Fortschritt informiert werden. Eine klare und offene Kommunikation hilft, Unsicherheiten zu vermeiden und das Team motiviert zu halten.

Zusätzlich zur Kommunikation muss auch der Support für die Endanwender gut organisiert sein. Besonders in den ersten Tagen nach dem Go-Live benötigen die Mitarbeitenden Unterstützung, um sich schnell in das neue System einzuarbeiten. Ein verlässlicher und gut erreichbarer Support sorgt dafür, dass der Übergang möglichst reibungslos verläuft.

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Die Hypercare-Phase – Die ersten Wochen nach dem Go-Live

Nach dem erfolgreichen Go-Live beginnt die Hypercare-Phase. In dieser intensiven Überwachungsphase wird das neue ERP-System genau beobachtet, um eventuelle Probleme schnell zu erkennen und zu beheben. Diese Phase dauert in der Regel mehrere Wochen und stellt sicher, dass das System stabil läuft und schnell auf kleinere Anlaufschwierigkeiten reagiert werden kann.

In dieser Zeit steht häufig ein spezialisiertes Team bereit, das sich ausschließlich auf das Monitoring und die Behebung von Fehlern konzentriert. Ziel ist es, das System so schnell wie möglich in einen stabilen Zustand zu versetzen.

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Fazit: Ein gut durchdachtes Go-Live Management entscheidet über den Erfolg

Der Go-Live eines ERP-Systems ist der finale und vielleicht wichtigste Schritt eines langen Projekts. Ein strukturiertes Vorgehen, intensive Tests, gut geplante Schulungen, präzises Cutover Management sowie eine durchdachte Kommunikations- und Supportstrategie sind die Bausteine für einen erfolgreichen Übergang.

Eine sorgfältige Vorbereitung und klare Abläufe minimieren das Risiko von Fehlern und Störungen und sorgen dafür, dass das ERP-System nahtlos in den Unternehmensalltag integriert werden kann. Wer diese letzte Etappe gut plant und durchführt, legt den Grundstein für langfristigen Erfolg.