Wer gut entscheiden will, muss gut planen

Struktur rettet – Warum Auswahlprozesse geplant sein müssen

Entscheidungen begleiten Unternehmen jeden Tag: Software,Partner, Tools, Lieferanten, alles will sorgfältig ausgewählt werden. Unddennoch laufen Auswahlprozesse oft nicht so glatt, wie man es sich wünscht. Dasmag überraschen, ist aber Alltag.

Viele Unternehmen starten Auswahlprozesse mit bestem Willen,wissen, dass eine Entscheidung getroffen werden muss, aber der Weg dorthinbleibt häufig unklar. Es fehlt oft an Struktur, an Klarheit, an einemgemeinsamen Vorgehen. Das Ergebnis: Frust, Verzögerung, suboptimale Entscheidungen.

Warum? Weil Struktur im Entscheidungsprozess oft alsunnötiger Aufwand gesehen wird. Planung wirkt wie Bürokratie – und Intuitionscheint schneller. Doch genau das wird später teuer.

Und genau hier liegt der Denkfehler: Ein gut geplanterAuswahlprozess ist kein Overhead, sondern die Grundlage für guteEntscheidungen.

Was passiert, wenn Struktur fehlt?

Wenn Auswahlprozesse scheitern, liegt es selten an der eigentlichenEntscheidung. Meist stolpern Unternehmen schon vorher – über fehlende Klarheit,unklare Zuständigkeiten oder unrealistische Zeitpläne.

Szenarien wie diese sind keine Seltenheit:

·     Anforderungen sind unklar oder widersprüchlich.

·     Rollen und Verantwortlichkeiten sind nichtdefiniert.

·     Es gibt keine Zeitschiene, keine Meilensteine.

·     Anbieter werden zu früh oder zu späteingebunden.

·     Die Vergleichbarkeit fehlt, weilBewertungsmethoden fehlen.

Solche Fehler sind kein Zeichen fehlender Kompetenz, sonderndas Ergebnis oben genannter Stolpersteine. Das kostet Zeit, Geld und Vertrauen– und wäre vermeidbar.

Ein Beispiel: Ein mittelständisches Unternehmen möchte einneues ERP-System einführen und benötigt dafür einen geeignetenImplementierungspartner. Die Anforderungen sind diffus, Anbieter werdenparallel kontaktiert, eine einheitliche Bewertungsgrundlage fehlt. Nach Monatender Unsicherheit wird eine Entscheidung getroffen – doch die Umsetzungscheitert, weil unter anderem zentrale Stakeholder nicht ausreichend eingebundenwaren und die Zusammenarbeit nicht wie geplant erfolgte. Das Projekt wirdgestoppt. Der Schaden: hohe Kosten, interne Spannungen, verlorenes Vertrauen,ein Rückschlag in der Wettbewerbsfähigkeit.

Ein weiteres Beispiel: Ein Industriebetrieb sucht einenneuen Logistikpartner – unter Zeitdruck und ohne klare Kriterien. Der gewählteAnbieter kann die Anforderungen nicht erfüllen, die Zusammenarbeit wird nachwenigen Monaten beendet. Die Folge: Lieferverzögerungen, Kundenbeschwerden,Imageschaden.

Und manchmal ist es nicht die Entscheidung selbst, sonderndie fehlende Dokumentation und überhastete Durchführung, die später Problemeverursacht. Wenn nicht klar ist, warum eine Wahl getroffen wurde, fehlt dieGrundlage für Akzeptanz und Nachvollziehbarkeit im Nachhinein. Gerade inkomplexen Organisationen ist das ein unterschätztes Risiko.

Bei Poesis glauben wir: Auswahlprozesse sind gestaltbar. Siesind kein notwendiges Übel, sondern eine Chance zur Klarheit. Genau dafür wurdeSelect with Poesis als Phasenmodell konzipiert, dass von der ausführlichenVorbereitung bis hin zur Entscheidung und dem Onboarding des Partners jedenSchritt ganzheitlich mitdenkt und strukturiert.

Erfolg in Auswahlprozessen beginnt lange vor dereigentlichen Entscheidung –  mitPhase 1:Der Vorbereitung.

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Phase 1: Vorbereitung

Am Anfang steht oft ein gutes Vorhaben, aber noch keinklares Zielbild. In der Vorbereitungsphase schaffen wir gemeinsam dieGrundlage: Anforderungen werden strukturiert und priorisiert, Prioritätengesetzt, Rollen und Verantwortlichkeiten geklärt.

Poesis bringt Struktur und eine neutrale Moderation indiesen Prozess und sorgt dafür, dass das Team früh Orientierung gewinnt. ErsteUse Cases entstehen – nicht nur technisch, sondern auch organisatorischdurchdacht.

Der Kunde bleibt in der Steuerung, wird aber durchmethodische Impulse und klare Formate spürbar entlastet. Am Ende dieser Phasesteht ein gemeinsames Verständnis, ein realistischer Fahrplan und dieZuversicht, den Auswahlprozess mit Klarheit und Struktur zu starten.

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Phase 2: Selektion (Listing)

In der Selektionsphase wird der Markt systematisch sondiert.Gemeinsam mit dem Projektteam entsteht eine Longlist potenzieller Anbieter,basierend auf einem klaren Anforderungskatalog und praxisnahen Use Cases.Poesis bringt hier nicht nur Marktkenntnis ein, sondern auch die Fähigkeit,Anforderungen in konkrete Selektionskriterien zu übersetzen.

Der Kunde bringt seine fachliche Perspektive ein,entscheidet mit und bleibt aktiv eingebunden. Die Longlist wird strukturiertbewertet und verdichtet sich zu einer Shortlist relevanter Anbieter. Dabei wirdnicht nur auf technische Passung geachtet, sondern auch auf strategischeAnschlussfähigkeit und kulturelle Kompatibilität.

Der Kunde muss sich nicht selbst durch unübersichtlicheAnbieterlandschaften kämpfen. Durch klare Kriterien und eine transparenteVorgehensweise entsteht Fokus – die Auswahl wird nachvollziehbar und effizient.

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Phase 3: Evaluation

Jetzt wird es konkret: Die Evaluationsphase bringt Tiefe indie Entscheidungsfindung. Anbieter präsentieren sich in strukturierten Formatenaus unserem Bewertungskatalog wie Briefings, Pitches oder Deep Dives. Gemeinsammit dem Projektteam werden Bewertungsmatrizen entwickelt, die technische,strategische und kulturelle Aspekte berücksichtigen.

Poesis sorgt für Vergleichbarkeit und Struktur, moderiertdie Sessions und dokumentiert die Ergebnisse. Der Kunde erlebt die Anbieternicht nur oberflächlich, sondern in ihrer tatsächlichen Leistungsfähigkeit undPassung zum Projektkontext. Die Entscheidung bleibt beim Projektteam, wird abermethodisch abgesichert.

Die Bewertungslogik ist nachvollziehbar, dieEntscheidungsgrundlage belastbar. Das schafft Sicherheit – nicht nur für dieProjektverantwortlichen, sondern auch für die interne Kommunikation und dasStakeholder-Management.

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Phase 4: Onboarding

Nach der Entscheidung beginnt die eigentlicheZusammenarbeit. Gemeinsam mit dem Projektteam wird die Einbindung des gewähltenPartners gestaltet, die Zusammenarbeit konkretisiert und das Folgeprojektvorbereitet.

Poesis begleitet die Übergabe, unterstützt bei derRollenklärung und sorgt für Anschlussfähigkeit. Erwartungen werden abgestimmt,Kommunikationswege etabliert, Implementierungsplanung angestoßen. Der Kundebleibt in der Steuerung, profitiert aber von Erfahrung, Struktur und einemklaren Kommunikationsplan.

So gelingt der Übergang vom Auswahlprozess zur Umsetzungohne Reibungsverluste. Die Energie bleibt erhalten, die Umsetzung startet mitKlarheit und Commitment – und die Entscheidung entfaltet ihren Wirkung.

Wer gut vorbereitet, entscheidet besser

Gute Entscheidungen entstehen nicht im luftleeren Raum. Siesind das Ergebnis eines Prozesses, der Klarheit schafft, Perspektivenintegriert und Optionen vergleichbar macht. Wer diesen Prozess ernst nimmt,beginnt nicht mit der Entscheidung – sondern mit der Vorbereitung.

Und: Wer vorbereitet, muss auch den nächsten Schritt wagen.Die Phasen von SELECT with Poesis stehen nicht nur für gute Planung, sondernfür konsequente Umsetzung. Für Entscheidungen, die tragen und Prozesse, diewirken.

In den kommenden Beiträgen dieser Serie geht es um die weiterenFacetten von Select: die Elemente unseres Phasen Modells, um die Entscheidungselbst und um die Umsetzung danach.

SELECT with Poesis begleitet diesen Weg. Mit Haltung, mitMethode, mit Struktur. Und mit dem Anspruch, dass Auswahlprozesse nicht nurbesser vorbereitet, sondern auch besser umgesetzt werden können.