Die Prozess-Sicht war für unseren Kunden nichts Neues, jedoch ging es darum, diese systematisch zu verfolgen und umzusetzen. Es wurde in einzelnen Bereichen bereits „in Prozessen gedacht“ und vereinzelt bereits Prozesse modelliert und dokumentiert. Allerdings fehlten ein gemeinsamer Ordnungsrahmen (anerkannte verbindliche Prozesslandkarte, gemeinsame Modellierungsstandards, Prozessverantwortliche, …), eine geeignete Software zur Modellierung und Verwaltung von Prozessen sowie die organisatorische Verankerung des Themas (z. B. spezialisierte Mitarbeiter). Aus unterschiedlicher Richtung wuchs zudem der Bedarf nach einer realitätsnahen Prozessdokumentation.
Ziel des Projekts war es, schrittweise ein auf das Unternehmen abgestimmtes, abteilungsübergreifendes Prozessmanagement aufzubauen. Dies beinhaltete die Etablierung eines gemeinsamen Ordnungsrahmens, die Implementierung eines Tools und damit verbunden die Etablierung einer entsprechenden Methodik (=Modellierungssprache) sowie die Schaffung der organisatorischen Voraussetzungen (Aufbau des internen Know-hows, Festlegung der Prozessverantwortlichkeiten, …). Bei der Aufnahme der Pilotprozesse wurde darauf geachtet, dass branchenspezifische gesetzliche/ behördliche Anforderungen erfüllt werden.
Die Erarbeitung der Prozesse erfolgte vom Groben zum Feinen. Eine wesentliche Grundlage des angestrebten Prozessmanagements bestand in einem „hierarchischen“ Prozessmodell. Dabei wurden alle Prozesse des Unternehmens in Prozessbereiche gegliedert und innerhalb der Prozessbereiche über ggf. mehrere Stufen/ Ebenen verfeinert. Die obersten Ebenen bildeten die „Prozesslandkarte“ und sind in der Regel langfristig stabil bzw. bleiben unverändert. Innerhalb dieser Landkarte wurden dann die Prozesse festgelegt/ ausgewählt, die dann jeweils detaillierter beschrieben wurden. Parallel zur fachlichen Bearbeitung der Prozesse wurden verschiedene Tools zur Prozessdokumentation evaluiert und entsprechend den Anforderungen im Lastenheft ein ausgewähltes Werkzeug im Unternehmen ausgerollt.
Wir haben zunächst gemeinsam das Vorgehen zur Bearbeitung der Aufgaben und Erreichung der Projektziele erarbeitet. Dann haben wir mit einem Kernteam an den einzelnen Aufgaben konzeptionell gearbeitet, aber auch die Rolle der Projektleitung und -administration übernommen. Darüber hinaus haben wir das Know-how eingebracht, was Prozessmanagement-Ansätze (fachlich) und am Markt etablierte Tools anbelangt.
Mit Abschluss des Projekts wurde durch die Erstellung einer Prozesslandkarte, die Definition von Rollen sowie Einführung eines Prozessmanagement-Tools eine solide Grundlage für das Prozessmanagement geschaffen. Zudem wurde im Unternehmen ein Prozess-Know-how und Verständnis aufgebaut, das für die weitere Auseinandersetzung mit dem Thema Prozessmanagement und dessen Ausbau eine wesentliche Rolle spielt. Das Ziel, die Grundlage für die systematische Verfolgung und Umsetzung von Prozessen zu schaffen, wurde damit vollends erreicht.
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